Nhu cầu trao đổi thông tin giữa các bộ phận, phòng ban ở doanh nghiệp ngày càng nhiều. Chính vì thế, hình thức lắp đặt hệ thống tổng đài nội bộ cho mỗi doanh nghiệp dường như là vấn đề cần thiết để việc quản lý cuộc gọi và chăm sóc khách hàng trở nên khoa học hơn.
Vậy cấu tạo và tính năng của hệ thống tong dai noi bo là gì, các doanh nghiệp đã biết chưa? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu cấu tạo, tính năng của hệ thống này trong bài viết dưới đây nhé!
Cấu tạo của hệ thống tổng đài nội bộ
Tổng đài nội bộ bao gồm những bộ phận chính sau:
- Tổng đài điện thoại: là bộ trung tâm xử lý thông tin, chuyển mạch cuộc gọi, tín hiệu số…
- Đường trung kế: đường line bưu điện từ những nhà cung cấp mạng điện thoại như Viettel, VNPT, FPT…
- Máy nhánh: tất cả các loại điện thoại bàn, máy fax, máy in…
- Hộp cáp: là nơi đấu nối các thiết bị đầu cuối lại với nhau nhằm chống hen gỉ và phục vụ tốt công tác bảo trì, bảo dưỡng tổng đài.
- Các phụ kiện đi kèm với tổng đài nội bộ:
+ bộ nguồn dự phòng: là phụ kiện đảm bảo sự hoạt động của tổng đài dù mất điện.
+ bàn giám sát DSS: nhận diện được tình trạng của máy nhánh.
+ bộ phận hiển thị số điện thoại gọi đến: tổng đài đã tích hợp sẵn, hộp dùng để hiển thị, card hiển thị số.
Sơ đồ kết nối của hệ thống tổng đài nội bộ
Trên tong dai noi bo có rất nhiều cổng. Các cổng sẽ kết nối với đường trung kế, những máy nhánh. Một cổng COM sử dụng để kết nối với máy tính chủ đề nên giúp việc quản lý hệ thống tổng đài trở nên dễ dàng. Cuối cùng là cổng kết nối với bình lưu điện. Tất cả những thiết bị ở tổng đài sẽ kết nối với nhau bằng dây 2P hoặc 4P.
Cách thức hoạt động của tổng đài nội bộ
Khi có tín hiệu cuộc gọi điện, tổng đài nội bộ sẽ xử lý cuộc gọi như sau:
- Đổ chuông trực tiếp: Tức là khi có có cuộc gọi đến đổ chuông trực tiếp ở máy nhánh thì nhân viên trực ban chỉ cần nhấc máy và nói chuyện với khách.
- Chế độ DISA: Tổng đài sẽ phát ra câu chào đã cài sẵn và hướng dẫn quý khách các thao tác để có thể gặp bộ phận mình muốn gặp.
Các tính năng cơ bản của tổng đài nội bộ
Mỗi tổng đài nội bộ sẽ có những tính năng khác nhau như:
- Thiết lập cuộc gọi Call Center với đầy đủ tính năng: chuyển cuộc goi, giữ cuộc gọi đang đàm thoại…
- Tính năng hiển thị số tích hợp sẵn gọi nội bộ
- Đổ chuông song song để tránh bị mất cuộc gọi
- Tính năng hội nghị cho phép 10 người tham gia họp nói chuyện miễn phí qua mạng
- Tính năng fax: các bảng fax sẽ được tự động lưu và gửi về mail của bản.
- Tích hợp sẵn lời chào IVR tương tự 1800/1900
- Không cần thiết lập khi di chuyển văn phòng.
- Tinh năng Disa
- Duy trì cuộc gọi khi mất điện
- Tính năng ghi âm cuộc gọi, lưu lại tin nhắn của khách hàng
- Tính năng liên kết với các tổng đài ở chi nhánh khác
- Tính năng chặn cuộc gọi không mong muốn
- Tính năng remote extension
- Sử dụng điện thoại không dây qua wifi ở mọi lúc mọi nơi…
Hy vọng những thông tin trên giúp bạn hiểu rõ về cấu tạo và tính năng của hệ thống tong dai noi bo. Qua đó, tổng đài điện thoại là hệ thống không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp, nhất là những công ty cần liên lạc, trao đổi với các phòng ban nhiều.
Khi có nhu cầu mua và lắp đặt tổng đài này, các bạn hãy liên hệ với chúng tôi qua tongdainoibo.vn hoặc gọi điện tới số 0983 360 281 để nhận được sự tư vấn và báo giá nhé!